Porqué Implementar un ERP, muy a mi estilo...

Esta es una publicación reciente en la que contribuyo para un boletín de una universidad local y quería compartirlo con Uds., pues a mi juicio, explico de una forma muy amena las tendencias de los Sistemas de Información y las consideraciones para implementar un ERP, espero que les guste... no se me duerman ...ajo!!!

Como decía un querido amigo colombiano... "Max, tu bailas, cuentas chistes, haces magia y en tus ratos libre implementas ERP's" :) jejeje!... pero en verdad que a esto me dedico y me gusta, y para los posibles curiosos el ERP que implemento hoy es el de Microsoft Dynamics GP. (Que dirán los que me conocieron como camiseta Oracle, así es el futbol y que gane Italia)...

Porque Implementar un ERP

En el mundo empresarial de hoy, la tendencia o perfil de un Gerente es que tenga una visión holística de su negocio y al momento de tomar decisiones debe disponer de la información a la mano y de calidad, clave para tomar decisiones estratégicas. No es extraño pensar que la información es uno de los activos principales de las empresas.

Otra clara tendencia de los Negocios es que deben de ser dinámicos, hoy en día no es el más grande el que se come al pequeño como en los años 80’ sino el más veloz es el que se come al más lento. No es extraño pensar que las empresas que pueden ser flexibles y dinámicas a las tendencias del mercado, son más rentables que las empresas mecánicas y estáticas que tiene una lenta adaptación al cambio.

Y aunque suene trillado el decirlo, la globalización marca también una tendencia orientada a la capacidad de poder hacer negocios cuyo crecimiento no sea sólo local o regional sino mundial, con procedimientos estándares y políticas replicables en cada operación.

Luego de analizar estas 3 tendencias podríamos decir que una empresa debe tener 3 fortalezas, adicionales a las que les marca su mismo rubro o giro. Éstas se podrían resumir en:

1. Poder sobre su información
2. Flexibilidad y rápida adaptación a los cambios
3. Procesos y Políticas estándares

A lo largo de la histórica la tecnología ha acompañado a las empresas en su evolución, pasando desde los Sistemas stand alone y desarrollos a medida, hasta los conceptos de MRP y MRPII, llegando hoy en día a los ERP. Cabe mencionar que con el enfoque actual de negocios integrados a lo largo de toda la cadena de valor, es decir, desde la adquisición o producción de un producto, hasta la relación y contacto con el cliente. Hablamos de la combinación de 3 modelos que son el SCM (Administración de la cadena de suministros), el ERP (Planificación de los recursos empresariales) hasta el CRM (Administración de la relación con los Clientes).

Entonces ¿porqué las empresas miran al ERP como una natural tendencia de inversión dentro de sus planes estratégicos?

Creo que la respuesta está en las mismas ventajas y beneficios que te trae un ERP:

• Integridad de los datos.
• Confiabilidad o calidad de la información.
• Definición de procesos y políticas formales (Buenas prácticas).
• Mejoras en los servicios al cliente.
• Mejora en los tiempos de respuesta.
• Reducción de costos.
• Reducción de Inventarios.
• Reducción del costo de calidad o defectos.
• Permite una rápida adaptación a los cambios.

Entonces ¿Un ERP me da las fortalezas necesarias para estar a la altura de las tendencias de las empresas de hoy?

La respuesta no se debe de explicar con una simple afirmación, pues el ERP es una herramienta, pero para lograr el cambio, las empresas deben interiorizar lo que significa la implementación de un ERP:

• Cambio en la cultura de la empresa.
• Cambio en los procesos de negocio.
• Cambio en la disciplina de trabajo.
• Cambio en la organización.

Entonces ¿Una empresa que está dispuesta a realizar el esfuerzo de implementar un ERP en su organización depende de sí misma?

No, la empresa además de su real propósito al cambio, debe estar apoyada de un socio estratégico importante, la Consultoría en Tecnología de Información, quien además de contar con personal altamente capacitado y certificado, cuente con una metodología de implementación estructurada y probada. Entre las que podemos mencionar están:

• Blueprint (SAP)
• AIM (Oracle)
• MCF (Microsoft)
• Dynamics Sure Step (Microsoft)

Entonces ¿Una empresa si contrata a una Consultora de TI con profesionales idóneos está lista para iniciar un proyecto de implementación de un ERP?

Casi, falta algo muy importante que debe tenerse en cuenta, clave para garantizar el éxito, esto son los factores críticos de éxito:

• Compromiso de la dirección.
• Líder comprometido con el proyecto.
• Usuarios involucrados y que se adueñen del nuevo sistema.
• Definir objetivos del Proyecto.
• Solución inmediata de problemas.
• Recursos dedicados al proyecto.
• Capacitación oportuna y apropiada.
• Asesoría externa experta y especializada.
• Conciencia de los cambios de responsabilidades y perfiles de los puestos.

¿Hay algo más para estar listos para poder implementación de un ERP?

Sólo algo importante que deben tener en cuenta toda las empresas antes de adquirir un ERP y pasar por un proceso de implementación, esto es el Retorno de Inversión (ROI) que no es más que el cálculo del los beneficio entre los costos, para ellos un horizonte de tres años representa el umbral operacional para las innovaciones tecnológicas y utilización de productos.

Un cálculo que divide el promedio total de los ahorros, a lo largo de 3 años, por el costo inicial de la implementación que incluye Infraestructura, Software y Consultoría.

• Infraestructura, Hardware, red, comunicaciones (10% aprox.)
• Software, licencias, actualizaciones (30% aprox.)
• Servicios de consultoría, adecuaciones y mantenimiento (60% aprox.)

En conclusión, Un ERP...

... es el sistema que necesita una empresa en crecimiento para dar soporte a su negocio.
... simplifica y estandariza los sistemas a lo largo de la empresa haciendo más fácil de actualizarlo en el futuro.
... reduce el coste de las operaciones de TI y el personal necesario para mantener el Sistema.
... fuerza la integración de todos los procesos y permite alcanzar un elevado grado de integridad de los datos.
... es una excelente herramienta de soporte de decisiones que aportará ventajas competitivas.
... engloban las mejores prácticas para diferentes procesos, permitiendo a la empresa configurar sus sistemas rápida y fácilmente, así como minimizar sus costes de implementación.

Mensaje a los alumnos...

Para los futuros profesionales de TI (Tecnología de la Información), una excelente opción es el mirar como proyección profesional, la Consultoría de Implementación, cuyo valor está desde la parte técnica (desarrollo) como en la parte funcional (Implementación) claro está que éste último se logra mediante la experiencia, pero la experiencia es excitante!!!.